Wszelkie biznesowe wydarzenia, bez względu na branżę, zawsze stanowią spore wyzwanie i wiążą się z niebywałą odpowiedzialnością. Należy mieć na uwadze wiele istotnych czynników, spośród których najważniejszy będzie wybór odpowiedniego obiektu konferencyjnego.
Nie sposób nie zgodzić się z tezą, że standard hotelu biznesowego w połączeniu z wysoką jakością obsługi jest podstawą, aby wydarzenie mogło być udane. Na co warto zatem zwrócić uwagę, kiedy organizujemy konferencje w hotelu?
Hotel na konferencje pod Warszawą, czyli dobra lokalizacja
Kiedy wybieramy miejsce na konferencję, oprócz ceny i innych względów, należy na początku wziąć pod uwagę lokalizację. Będzie to miało spore znaczenie nie tylko dla organizatorów, ale też dla gości, ponieważ obiekt umieszczony w łatwo dostępnym miejscu, pozwoli im na sprawny dojazd, nawet własnym samochodem. W związku z tym, musimy dopilnować, aby goście mogli korzystać z darmowych miejsc parkingowych. Nie poleca się, aby organizować konferencje w budynku, w którym nie odbędzie się przerwa obiadowa. Należy dołożyć wszelkich starań, aby hotele konferencyjne umożliwiały przygotowanie wszystkiego w jednej lokalizacji. Będzie to miało duże znaczenie nie tylko pod względem logistycznym.
Standard centrum konferencyjnego
Do kluczowych elementów wszelkich obiektów, hoteli biznesowych itp. należy przede wszystkim standard i wygląd. Może to oddawać odpowiedni prestiż i poczucie gustu. Kiedy decydujemy się już na rezerwację konkretnego miejsca , pamiętajmy jednak, że nie tylko desgin ma znaczenie. W wypadku każdego hotelu konferencyjnego w stolicy, ważna będzie też przestronność recepcji, funkcjonalność sal i czytelność znaków informacyjnych. Dowiedzmy się, czy wybrana przez nas sala konferencyjna pod Warszawą, umożliwia udostępnienie osobnego pomieszczenia dla naszych prelegentów. Zwróćmy też uwagę, czy panuje tam odpowiedni dostęp do światła dziennego, wygodne krzesła, miejsca wypoczynkowe oraz stosowne udogodnienia, które pozwolą na położenie laptopa lub kawy. Nie obejdzie się też bez bezpłatnego dostępu do Internetu. Nie zapomnijmy o osobach palących, im także wypada zorganizować odpowiednie miejsce.
Zaplecze cateringowe
Na finalną oceną konferencji, bardzo istotny wpływ może mieć też serwowany catering. Nie tylko wartości merytoryczne będą miały znaczenie. Menu powinno być raczej uniwersalne i smaczne, a najważniejsze, aby posiłki były podawane na czas. Warto wybrać dania, które będą oddawały charakter eventu, uwzględniając popularne diety, przy jednoczesnym spełnieniu wymogów realizowanego programu wydarzenia.
Oprócz smaku, zadbajmy też o to, aby forma podania posiłków sprzyjała integracji. Pracownicy obsługi powinni być przeszkoleni i natychmiastowo reagować na wszelkie potrzeby gości. Przed wyborem firmy cateringowej, zweryfikujmy jej kompetencje i doświadczenie w obsłudze podobnych imprez.
Obsługa techniczna podczas konferencji biznesowej
Kiedy przebieramy w ofertach obiektów konferencyjnych, przykładajmy dużą wagę do zaopatrzenia w nowoczesny sprzęt audiowizualny i wysokiej jakości multimedialnych usług. To, czy sprzęt będzie odpowiedni, może realnie wpłynąć na późniejszą oceną całej organizacji eventu. Zorientujmy się też, czy w razie jakiegokolwiek wypadku, będzie mogli liczyć na pomoc ze strony obsługi technicznej. Najczęściej, tego typu usługa jest wliczona w ceną wynajmu sali konferencyjnej. Kiedy okaże się, że wymaga to dodatkowych opłat, całościowy koszt może już nie wydawać się zbyt atrakcyjny.
